2016-01-23
深圳市德义爱心促进会档案管理制度
第一条 档案管理职责：有效管理档案，为本会事业发展服务。
第二条 建立档案的范围：反映本会主要职能活动、建设发展和基本历史面貌的、具有查考和利用价值的、应归档保存的各种文件、图表、声像等资料。
第三条 档案管理的基本任务：
一、 统一收集、整理、保存杂志社各种档案;
二、办理各业务、职能部门形成的各种文件的收集、整理和归档工作;
三、 积极提供档案查询便利和档案信息服务;
四、办理领导交办的其它有关档案业务。
第四条 档案的形成、来源、获取方式：
一、各业务、职能部门按规定上交；
二、资料员收集；
三、对外交往、合作中形成；
四、社团发文、收文；
五、与上级主管和管理部门文件往来形成；
六、来往信函。
第五条 档案的入选原则：
一、有查用之可能；
二、不重复。
第六条 档案的系统和分类：
本会的文档分八类：
第一类：行政档案
(1) 教育、民政部门的批复及相关文件；
(2) 工商注册文件和税务登记文件。
第二类：基本制度
(1) 行政管理条例
(2) 财务管理条例
(3) 人力资源管理条例
第三类：会议档案
包括为会议准备的文件、会议形成的文件、记录、纪要等；
第四类: 合同文件包括本会经营活动中的一切合同、条款、合约、协议、备忘录等。
(1) 项目管理类合同
(2) 策划和设计类合同
(3) 人力资源管理类合同
(4) 其它类型合同
第五类: 财务档案
包括本会财务核算、会计凭证（原始凭证、记帐凭证）、账簿（日记账、明细分类账、总分类账）、会计报表、融资合同、审计报告等。
第六类: 人力资源档案
所有员工（专职、兼职）的合同、应聘登记表、身份证复印件、 个人简历、奖惩记录、培训情况、月度考核、年度考核情况等。
第七类: 项目档案
包括项目立项报告、可行性分析报告、论证会议资料、相关决议、项目合同等。
第八类: 计算机软件及声像实物档案。
第七条 立档组卷原则：
一、立档的文件应按档案系统分别归类，按存档文件性质编目，再分出管理级别。本章第五条所列八大类文档资料，为本会一级档案、 二级档案，存人事部。
二、按年度和时间顺序排列组卷。
三、组卷以文件形成的自然规律和保持文件之间的历史联系为原则：
1、对同一会议、同一项目、同一专题形成的文件，正本与定稿、正本与附件、请示与批复、转发件与被转发件等联系密切的文件组合在一起；
2、录音、录像、图片等声像文件与纸质文件统一整理、编目，分别存放，并在案卷目录或卷内文件目录上注明互见号，以保持相互间的联系，以便于查找和利用。
第八条 档案管理原则
一、 文件档案归全体员工共同所有，任何人都不能擅自据为己有。
二、本会文件必须按文件归档过程，分清责权，共同管理。
三、按共同分享与共同管理的原则，减少文件的复制份数，减少文件的保管场所，提高文件的安全性和保密系数。
四、及时分类、整理、编辑与传递文件，经常清理各级的文件或文件保管场所，废除不必要或过时的文件，保证文件档案管理的质量与效率。
第九条 档案鉴定,保管期限及利用：
一、本会发文件由综合部直接经手的各类资料、文件，由行政部随时收集、整理、更新。
二、对入档文件进行统一编号，确定类别、密级，并定期编制档案目录。
三、档案的鉴定工作，应由主管负责人、档案管理人员和有关业务部门组成鉴定小组进行。每年 3 月前，对存档文件进行鉴定、清理，判定档案的保留价值。反映本会主要职能活动和基本历史面貌的档案，原则上应永久保留。
四、对于已失去保存价值拟销毁的档案，应由鉴定小组提出意见，登记造册，经主管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字，并将清册存档保存。
五、本会档案的密级分为：公开、内部、秘密和绝密
1、公开档案可办理借阅、复印，可根据政策法规进行披露和公示；
2、内部档案须经对应部门的主管或分管副秘书长的批准方可借阅、复印；
3、秘密和绝密档案须经秘书长级批准方可借阅。
六、档案保管期限
1、永久保存——成立章程、股东名册、财务报表、政府机关核准文件及其他经核定永久保存的文件；
2、二十年保存——预算书类、会议凭证、事业计划资料及其他经核定须保存十年的文件；
3、五年保存——期满或解除的合同、工资单、考勤记录、设备保修单、会议通知、临时通知、其他经核定保存五年的文件；
4、一年保存——无长期保存价值的文件。
七.档案的清理
每年年初按保存期限的规定清理一次，保存期满的文件予以销毁，应造册的呈秘书长核准，并于档案目录的附栏内注明销毁日期。由专人负责销毁。
第十条 档案的交接程序：
一、 档案为本会财产，不得外借，部门经办人员在承办期内积累与使用；正常移交或离职移交时应说明是否留用。
二、工作人员离职前，必须按规定整理、移交档案，经由有关部门认可后才可办理退职手续。
三、交档方与接收方应办理正式交接手续。
四、交方制作文件目录，接方清点目录，共同签字；签后的目录清单双方各存一份，至少保留二年；一份置文卷首页。
第十一条 档案的保存与保密：
档案应配备坚固专用设备，并考虑防盗、防火、防尘、防鼠、防虫、防潮等设施。档案员每年对档案保管状况进行一次全面检查，发现问题及时向领导汇报，采取积极有效措施，确保档案安全。
保密。档案员应切实做好档案的保密工作，按规定办理室内借阅。
第十二条 本章规定的纳入合同管理的合同包括：
一、以本会作为一方当事人签署的具有法律效力与后果的各类合同、协议、契约、意向书、备忘录、会谈纪要等双方或多方法律文件；
二、本会单方面签发的具有法律效力和后果的授权委托书、声明、致函、公告、向公众发布某一活动的规则或章程等单方法律文件。
第十三条 合同应当履行如下审批程序：
根据合同的性质、金额大小、重要性程度等因素，合同在签署前应分别履行如下审批程序：
一、凡可能引起法律追诉关系的待审批的合同，均应当由承办人草拟后事先送法律顾问过目审查修改，方可报送审批；下列合同由法律顾问亲自起草后，由承办人报送审批：
1、业务关系复杂、重大的合同；
2、单位已经正式立项实施的项目合作合同；
3、涉外合同；
4、著作权、软件开发、招投标等专业性较强的合同；
5、其他适宜由法律顾问起草的合同。
二、下列合同在法律顾问审查修改后，应当逐级报送至秘书长、执行秘书长批准后签署：
1、以本会为一方签署的合同或法律文件。
2、业务关系复杂的重大的合同；
3、本会已经正式立项实施的项目合作合同；
4、同境外个人或国际组织签署的业务合作等方面的合同；
5、金额不大或不涉及金额，但根据其性质应当报送秘书长审批的合同。
第十四条 合同的签署
一、履行完毕审批程序的合同，由最终审批人或其授权的经办人签字；
二、合同一般应加盖本会合同专用章，也可根据业务需要或应对方当事人要求加盖公章，用印应遵守行政管理条例相关规定；
三、合同应根据当事人人数和业务需要一式数份，但最少不得少于二份；
四、合同文本在两页以上的，各页之间应加盖骑缝章。
第十五条 合同归档与借阅调用管理
一、合同签署完毕后，签约的承办人应当将合同原件交人事部存档，并按照行政管理条例的相关保密规定纳入秘级管理；
二、合同归档后，工作人员如需借阅或调用，应当根据档案管理的规定履行批准手续，并填写借阅登记表。
第十六条 本制度由秘书部制定，自公布之日起生效实施。
